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Roberto Dondi
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(Published and translated here courtesy of the author)

"7 Ways to Improve E-Mail Messages"
Original article.
The status quo can be seducing. So easy and non-confrontational, it helps keep your to-do list short and your completed tasks list fully intact. But that status quo can stagnate your marketing efforts, ensuring that your e-mail program isn't the best that it can be. Occasionally every program needs a jump-start, even if it is successful on the surface.

Here are seven things you can do to keep the status quo lull from converting your e-mail program into a watered-down marketing and sales tool:

1. Cross-promote with other programs. Find another e-mail newsletter that your audience reads and propose a cross-promotion plan. Promote their newsletter while they promote yours. It can be an easy, inexpensive way to reach a new set of individuals online. Nothing more than a link and a simple descriptor of your newsletter is necessary. Explain the substance of the newsletter content and provide a link to the sign-up page, and subscriber growth should follow. Try it for a few sends and monitor the results.

2. Kick the habit. Retest the assumptions that have driven your e-mail marketing for the past several quarters or longer. Subject lines, layout, mailing schedule, etc. -- all may be up for renewal. Perhaps a certain element has run its course and fatigue has reduced the punch of your program. People love new and improved products -- just walk down any aisle of your local grocery store and notice the packaging. Test items one at a time to isolate the performance, and don't forget to establish a benchmark prior to retesting the particular variable.

3. Visit an old friend. Your e-mail strategy needs to be revisited periodically to ensure you're still on track for the various goals and objectives set. If you don't have a strategy for your e-mail program, you should. It's a key element in ensuring your program's success. If you've strayed from your plans, evaluate how to get back on track, update the strategy and stay in closer touch during the rest of the year.

Just like your marketing strategy, your e-mail strategy should include components of goals, metrics and timelines. Make sure it answers the questions: What am I trying to accomplish? How will I do that? When will I do it by? How will I measure what I've done?

4. Trends are always trendy -- check them out. Look at your e-mail marketing reports, not from a day-to-day standpoint but on a week-to-week and month-to-month basis. Look at your subscribe and unsubscribe rates. Examine the rate of bad e-mail addresses being mailed to. Hone in on the breakdown of domains amongst your audience. Are Web-based readers clicking more or less? Are AOL members more active certain days of the week? How are these data points changing? Are they changing for the better? If not, now is the time to make adjustments. If you haven't fine-tuned your program for six months to a year, chances are that the trend isn't going in the direction it should be.

5. Be forward thinking. Build a forwarding application into appropriate outgoing e-mails. It's another free and easy method of getting your name and message in front of people who might be interested. Plus, it's coming via word of mouth, one of the best ways to be introduced to a prospect.

Know why a lot of banners and buttons on Web sites say "Click Here"? Because they perform better than those that don't. Either encourage forwarding through adding standard text to your message, or leverage a "forward to a friend" graphic linked to an application that is part of your newsletter or message template.

6. Capture visitors through signups. Are visitors to your site encouraged to sign up for messages from you? Is it clear that it is an option? You may only get one chance at them visiting your site, so take advantage of the brief time people will be there and make sure it's overtly clear how and why they should sign up to hear from you on an ongoing basis. Also ensure that a link to your privacy policy is near the point of data collection. The closer the better, as conversion rates improve with their proximity.

7. Survey your audience. Curious about what would make your e-mail program better? Ask those who care most -- your customers, prospects or other people receiving the e-mail from you. Ask them what their favorite elements are and what they don't read at all. Make the survey short and sweet, and encourage responses through a small but meaningful giveaway.

Take a look at just one or two items on this list, and you'll shake the status quo blues that your program may have.

Clint Kaiser is a founding partner of the two year old email strategy firm, Blue Ink Solutions. He is responsible for developing the company's service offerings and client solutions. Clint gained his insight and knowledge of the email market through participation in thousands of email campaigns. Previous to Blue Ink Solutions, he spent three years at email technology vendor, where he served as the Director of New Products. Clint speaks frequently at national marketing events including most recently Internet World, DMDays and ClickZ Email Conferences.
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(Pubblicato e tradotto qui col permesso dell'autore)

"7 Modi per Migliorare i Messaggi E-Mail"
Traduzione (Gennaio 2003).
Lo status quo può essere seducente. Così facile e non conflittuale, aiuta a mantenere la vostra lista del da-farsi corta e quella dei compiti completati del tutto intatta. Ma lo status quo può insabbiare i vostri sforzi di marketing, garantendo che il programma e-mail non è quello che dovrebbe essere. A volte necessita di un controllo qualsiasi programma, anche se di successo in apparenza.

Qui ci sono sette cose che potete fare per tenere lo status quo a bada dal trasformare il vostro programma e-mail in uno strumento annacquato di marketing e di vendita:

1. Promozione incrociata con altri. Scovate un'altra e-mail newsletter che la vostra audience legge e proponete un piano di promozione incrociata. Promuovete la loro newsletter mentre loro promuovono la vostra. Può essere un modo facile, non costoso per raggiungere un nuovo gruppo di individui online. Non è necessario niente di più di un link e di una semplice descrizione della vostra newsletter. Illustrate la sostanza del contenuto della newsletter, fornite un link alla pagina di iscrizione, e la crescita degli abbonati dovrebbe venire di conseguenza. Provate per alcuni invii e verificate i risultati.

2. Liberarsi dell'abitudine. Ri-testate le ipotesi che hanno guidato il vostro e-mail marketing per diversi trimestri passati od oltre. Linee di oggetto, layout, tempificazione del mailing, etc. -- tutto può essere in lizza per il rinnovamento. Forse un certo elemento ha fatto il suo corso e la stanchezza ha ridotto il pugno da ko del programma. Le persone amano prodotti nuovi e migliorati -- basta passeggiare per le corsie del proprio negozio di drogheria e osservare il packaging. Testate gli articoli uno alla volta per isolarne la performance, e non dimenticate di fissare uno standard prima di ritestare quella particolare variabile.

3. Fate visita ad un vecchio amico. La vostra strategia e-mail ha bisogno di essere rivisitata periodicamente per assicurarvi che sia ancora in linea con i diversi fini ed obiettivi fissati. Se non avete una strategia per il programma di e-mail, dovreste. È un elemento chiave nell'assicurare il successo del vostro programma. Se avete sviato dai piani, valutate come ritornare in carreggiata, aggiornate la strategia e restateci in più stretto contatto durante il resto dell'anno.

Proprio come per la strategia di marketing, la vostra strategia e-mail dovrebbe prevedere come componenti sia obiettivi che misurazioni e coordinate temporali. Assicuratevi che essa risponda alle domande: Che cosa stiamo cercando di realizzare? Come lo faremo? Per quando lo faremo? Come misureremo quello che abbiamo fatto?

4. I trends sono sempre trendy -- controllateli. Osservate i rapporti di e-mail marketing, non da un punto di vista giornaliero ma su base settimanale o mensile. Osservate i dati di iscrizione e di abbandono. Esaminate il tasso dei cattivi indirizzi e-mail ai quali si è spedito. Spulciate nel resoconto dei domini nella vostra audience. I lettori con base-Web stanno cliccando di più o di meno? Gli abbonati di AOL sono più attivi certi giorni della settimana? Come stanno cambiando questi dati salienti? Stanno cambiando in meglio? Se no, adesso è il momento di fare modifiche. Se non avete messo a punto il programma per sei mesi fino a un anno, ci sono possibilità che il trend non stia andando nella direzione aupicata.

5. Essere forward-thinking. Create un meccanismo di inoltro (forward) nelle e-mail in uscita appropriate. È un altro metodo di riuscire a mettere il vostro nome e messaggio davanti a persone che potrebbero essere interessate. Inoltre, si ottiene un passa-parola, uno dei modi migliori per essere introdotti ad un prospect.

Sapete perché un sacco di banners e bottoni nei siti Web dicono "Clicca Qui"? Perché hanno le performances migliori di quelli che non lo dicono. O incoraggiate l'inoltro tramite un testo standard aggiuntivo al vostro messaggio, oppure fate leva su un "invia ad un amico" in grafica collegata ad un'applcazione che è parte della struttura della newsletter o del messaggio.

6. Catturate i visitatori con le iscrizioni. I visitatori del vostro sito sono incoraggiati ad iscriversi per ricevere messaggi? È chiaro che si tratta di un'opzione? Potete offrire loro solo una chance al momento della visita del sito, così da trarre vantaggio del tempo ridotto in cui le persone restano lì e assicuratevi che sia palesemente chiaro come e perché essi debbano iscriversi per sentirvi su una base periodica. Assicuratevi pure che un link alla vostra politica di privacy sia posto vicino al punto di raccolta dati. Più vicino è, meglio è, in quanto i tassi di conversione aumentano con la sua vicinanza.

7. Rilevate la vostra audience. Curiosi su che cosa dovrebbe fare meglio il vostro programma di e-mail? Chiedete a quelli a cui importa maggiormanete -- vostri clienti, prospects o altre persone che ricevono le e-mail da voi. Chiedetegli quali sono i loro elementi preferiti e che cosa non leggono per niente. Rendete l'indagine breve e piacevole, ed incoraggiate le risposte mediante un piccolo ma significativo premio.

Date uno sguardo solo a uno o due dei punti nell'elenco, e darete una scossa alla depressione da status quo che il vostro programma può avere.

Clint Kaiser è socio fondatore da due anni di una ditta di strategia email, Blue Ink Solutions. È responsabile di sviluppare l'offerta di servizi della società e soluzioni client. Clint ha acquisito la propria conoscenza del mercato email attraverso la partecipazione a migliaia di campagne email. Prima di Blue Ink Solutions, ha passato tre anni presso il vendiore di tecnologia, dove è stato Director of New Products. Clint parla di frequente agli eventi di marketing nazionali tra cui i più recenti sono state le conferenze sull'E-mail di Internet World, DMDays e ClickZ.
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©2003 [Traduzione a cura di Roberto Dondi].