The acceptance of  Email as a legitimate distribution method for corporate commuications has created new opportunities for transmitting press releases. But marketers need to know the rules for making best use of this resource, or risk wasting it altogether. 

An e-mail press release has some subtle but crucial differences from its traditional paper counterpart. 

AVOID AUTOMATIC DELETE

A badly formed and formatted Email press release can often mean the recipient hits the delete key before even attempting to read it. Too often, companies simply take the release they originally created for paper distribution, cut and paste it into an Email message, and let it fly. This is a wasted opportunity. 

Here are some tips for making your Email press release as effective as possible. 

First and foremost, never spam or send untargeted mass mailings of any type. Automated PR is an oxymoron. Think about it, know your audience and respect them. Don't be too friendly, nor too formal. 

Second, recognize that you need to make your release as reader-friendly as possible. A great number of Email software packages exist, and each recipient may have a different one.
Some Email packages let users change the font my e-mail is displayed in, as well as the font I compose in. That's great if you have bad eyes, but this also means that a press release I read in each of these Email programs looks remarkably different, and probably different from how it looked to the person who composed it. 

USE STANDARD FONT

To help bring consistency to your releases compose them in the standard Courier typeface in 10-point size. Then, type only 60 to 65 characters per line, hitting the return key to begin each and every new line. 

Not hitting the return key can result in a "runaway line" that goes beyond the right margin of your e-mail. This is common for users of Pine and Unix mail, which won't always automatically wrap your text.
While some feel it's advisable to include a line of text in parentheses advising recipients to set the font of their e-mail software to Courier 10 point for best reading, I now disagree.  Don't make your readers change their settings for your press release.  And don't tell them too either. It's rude. 

Third, include the right type of contact information. Usually, a press release has a contact person and phone number for more information. In an e-mail press release, you need to also include the Email address for the contact person and the URL for the company Web site. 

INCLUDE THE URL

Include the URL in a prominent location, also on its own line. I once received an Email press release that went on and on about a new Web site, but they forgot to include the URL. Another had the URL in a long line of text that made it tricky for me to cut and paste in my Web browser.  And don't leave out the http://www prefix, as without it, Email programs don't know it's a URL and don't make it clickable. See below

www.ericward.com
http://www.ericward.com

One is clickable, one isn't, and all because of the http://www.

Now imagine you are an editor or reporter who receives 50 such press releases a day, most of them badly formatted and not user-friendly. It becomes easy to see why the delete button gets heavy use.

BE DESCRIPTIVE IN INTRO

Finally, use a descriptive subject line in your Email. This is the first thing most of us see when we open our mail, and more often than not I choose which Email I read by the content in the subject line.

Don't simply type "Press Release" on your subject line. Check the sample subject lines below, and see which one you'd be more inclined to read. 

Subject: MoMA Press Release

Subject: Museum of Modern Art Launches New Web Site on Monday

Some might argue that by telling too much in the subject, you risk having editors delete it. But the editors who don't want your news release won't be fooled either way, and this way it will reach the ones who do need it.

Until next time, I remain,

Eric Ward

Link Mensch

L'accettazione dell'E-mail come metodo legittimo di distribuzione per comunicazioni aziendali ha creato nuove opportunità per l'invio di comunicati stampa. Ma i marketers devono conoscerne le regole per fare miglior uso di questa risorsa, oppure rischiano di sprecarla del tutto. 

Un comunicato stampa via e-mail ha sottili ma cruciali differenze rispetto al suo tradizionale corrispondente cartaceo. 

EVITARE LA CANCELLAZIONE AUTOMATICA

Un comunicato stampa via e-mail malamente composto e formattato signifaica sovente che il ricevente tocca il tasto di cancellazione prima ancora di tentare di leggerlo. Troppo spesso, le imprese prendono semplicemente il messaggio creato in origine per la distribuzione su carta, lo tagliano e lo incollano nel messaggio e-mail, e lo fanno partire. Questa è un'opportunità sprecata. 

Questi sono alcuni consigli per rendere il vostro comunicato stampa via e-mail il più efficace possibile. 

Innazitutto, mai praticare lo spam o inviare a copiose masse di indirizzi non mirati. Le PR in automatico sono un ossimoro. Pensateci, capite la vostra audience e rispettatela. Non siate troppo amichevoli, nè troppo formali. 

Secondo, riconoscete che dovete rendere i vostri comunicati quanto più possibile leggibili. Esiste un gran numero di pacchetti di software per e-mail, ed ogni destinatario può averne uno differente.
Alcuni programmi per e-mail consentono agli utenti di cambiare il carattere in cui à visualizzata la mia e-mail, come pure il carattere in cui scrivo. Che è ottimo se avete occhi malati, ma significa che un comunicato stampa letto in ognuno di questi programmi di e-mail appare notevolmente differente, e probabilmente differente da come appariva alla persona che l'ha composto. 

USATE CARATTERI STANDARD

Per aiutarvi a dare concretezza ai vostri messaggi componeteli nel carattere standard Courier di grandezza 10. Poi, scrivete soltanto 60 - 65 caratteri per line, battendo sul tasto di a-capo per iniziare ogni nuova linea. 

Non ritornare a capo puà provocare una "linea fuori controllo" che supera il margine destro della vostra e-mail. Questo è comune per utenti di Pine e Unix mail, che non sempre compatta il vostro testo in automatico.
Mentre qualcuno crede consigliabile d'includere una linea di testo tra parentesi per avvisare i destinatari di impostare il font del loro software e-mail su Courier 10 per la migliore lettura, su questo discordo.  Non fate cambiare ai vostri lettori le loro impostazioni per il vostro comunicato stampa.  E non ditegli nemmeno troppo. È scortese. 

Terzo, includete l'esatto genere d'informazione di contatto. Di norma, un comunicato stampa ha una persona per contatti e un numero telefonico per ulteriori informazioni. In un comunicato stampa via e-mail, dovete anche includere l'indirizzo dell'e-mail per la persona da contattare e l'URL per il sito Web della società. 

INCLUDETE L'URL

Includete l'URL in posizione importante, anche su una propria linea. Una volta ricevetti un comunicato stampa via e-mail che continuava ad arrivare riguardo ad un nuovo sito Web, ma dimenticarono d'includere proprio l'URL. Un altro aveva l'URL in una lunga linea che lo rendeva per me difficile da taglaire e incollare nel mio Web browser.  E non tralasciate il prefisso http://www, perch´ senza i programmi di e-mail non sanno che è un URL e non lo rendono cliccabile. Vedere sotto

www.ericward.com
http://www.ericward.com

Uno è cliccabile, uno no, e tutto a causa di http://www.

Adesso immaginate che siete un redattore o un reporter che riceve 50 di simili comunicati stampa al giorno, la maggior parte mal formattate e non user-friendly. Diventa facile capire perché il tasto di cancellazione ha un forte impiego.

SIATE DESCRITTIVI ALL'INIZIO

Infine, usate una linea d'oggetto descrittiva nella vostra e-mail. Questa à la prima cosa che molti di noi guardano quando apriamo la nostra mail, e più spesso che non scelgo che e-mail leggere dal contenuto della linea oggetto.

Non scrivere semplicemente "Press Release" nella tua linea oggetto. Controlla l'esempio di linee oggetto sotto, e vedi quale sei più incline a leggere. 

Oggetto: MoMA Press Release

Oggetto: Museo d'Arte Moderna Lancia Nuovo Sito Web Lunedì

Alcuni possono arguire che dicendo troppo nell'oggetto, si rischia che i redattori lo cancellino. Ma i redattori che non vogliono i vostri nuovi messaggi non sarebbero attirati in ogni caso, e in questo modo sceglieranno quelli di cui hanno bisogno.

Alla prossima, io rimango,

Eric Ward

Link Mensch